Auftragsbearbeitung

Die Auftragsbearbeitung ist die Schnittstelle zu Ihrem Kunden. Alle Kundenvorgänge (Angebote, Bestellungen, Käufe, Reklamationen, etc.) laufen hier auf und müssen für alle Beteiligten schnell und übersichtlich verfügbar sein. Auch nach einem langen Zeitraum. Und auch bei einer sehr intensiven und komplexen Kundenbeziehung, z.B. im Großhandel.

YES4trade kann das! Übersichtlich und klar strukturiert und bis ins letzte Detail dokumentiert können Sie sehen, wer wann was gemacht hat. Alle Aufträge, Zahlungen, Reklamationen und Korrospondenz finden sich ebenso wie die gekauften Artikel und welchen Lieferstatus diese haben.

Kleiner Hinweis: Die YES4trade-Auftragsbearbeitung ist ein mächtiges Werkzeug. Die komplette Darstellung hier würde den Rahmen sprengen. Um schnell ein Gefühl für die Fähigkeiten von YES4trade zu bekommen, melden Sie sich zu einer Online-Vorführung an. Hier gehts zur Anmeldung…

Schauen Sie sich die wichtigsten Leistungsmerkmale im Detail an – und nutzen Sie bei den einzelnen Punkten die Aufklappfunktion:

Die zentrale Verwaltung Ihrer Daten ist eine Stärke von YES4trade. Verkaufen Sie einen Artikel über die Ladenkasse, so finden Sie in der Auftragsliste diesen genauso wieder, als wenn der Kunde über Ebay oder den Großhandel gekommen ist. Viele andere Systeme erfordern erst eine teilweise manuelle Synchronisation verschiedener Datenbanken oder Dateiimporte. Dies ist aufwendig und für einen vernünftigen Arbeitsablauf tödlich. YES4trade dokumentiert sämtliche Prozesse die im Zusammenhang mit einem Auftrag stehen. So wissen Sie immer, woher der Kunde gekommen ist und welchen Status der Auftrag hat.Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3

Sämtliche Aufträge haben einen Autragsstatus, der an vielen Stellen angezeigt wird. Dieser kann z.B. “Offen” lauten und auf Bezahlung warten oder er lautet “Bezahlt”.
Im Unterschied zu vielen anderen Auftragsbearbeitungen (z.B. XT-Commerce) können diese Stati nicht per Hand geändert werden, sondern diese werden vom System nach bestimmten Vorgaben, also Prozessabläufen geändert:

  • Wird z.B. eine vollständige Bezahlung einem Vorkasse-Auftrag zugeordnet, so wechselt der Status automatisch in “Bezahlt” und wird im Versandmodul bereitgestellt. Nach dem Versand wird dann der Status “Erledigt” zugeordnet.
  • Ist ein Auftrag mit der Zahlart “auf Rechnung” definiert, so wird der Auftrag mit dem Status “Offen” im Versandmodul sichtbar. Nach dem Versand wird der Auftrag automatisch mit dem Status “Versand im Voraus erfolgt” geführt.


Bei beiden Szenarien werden natürlich auch die Bestandsbuchungen ausgeführt und die Protokollierungen im Auftrag sowie im Produkt aktualisiert (wer, wann, was).  Diese Automatismen sind an vielen Stellen im System zu finden. Sie nehmen Arbeit ab, beugen Fehlern vor und sorgen für Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Anders ist Teamarbeit nicht möglich.

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Ab 10 Zahlungseingängen pro Tag wird es langsam unübersichtlich und da springt YES4trade mit der Zahlungseingangsprüfung (ZEP) ein: Onlinebanking-Programme wie StarMoney oder viele Banking-Webseiten können per Export eine CSV-Datei mit den Kontoauszugsdaten erstellen. Diese Datensätze lassen sich mit einem komfortablen halbautomatischen Zahlungsimportfilter zuordnen. In der Bearbeitungsmaske schlägt Ihnen YES4trade passende Aufträge vor, die er anhand von Volltextsuchen den Zahlungsdatensätzen zuzuordnen versucht. Es nutzt dazu Verwendungszweck, Auftragsnummer, Ebay-Nummern, Namen, Ortsangeben, Summen, etc. Sie müssen dann diese Auswahl bestätigen oder korrigieren. Dieser Prozess berücksichtigt u.a. mehrere Teilzahlungen, unvollständige Zahlungen, Überzahlungen und vieles mehr und wird natürlich in den jeweiligen Aufträgen übersichtlich dokumentiert.Nach der erfolgreichen Zahlungszuweisung wechselt der Bestellstatus von „offen“ in „bezahlt“. Hat der Auftrag den Status „Bezahlt“, ist dieser automatisch „im Versandmodul“. Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
Persönliche Angebote sind Ausdruck einer besonderen Kundenbeziehung. Mit YES4trade können Sie für einen angelegten Kunden ein Angebot erstellen und ihm dieses z.B. als PDF-Anhang oder in der Email selbst zukommen lassen. Wenn gewünscht, sind im PDF-Dokument Produktbilder automatisch enthalten. Sobald der Artikel in das Angebot eingefügt wird, ist der Artikel in der Warenwirtschaft reserviert. Und zwar so lange, bis der Kunde sich entschieden hat oder die maximale Angebotsbindefrist ausgelaufen ist. Die Bestandsübersicht zu einem Artikel, die an vielen Stellen im System, vermerkt diese Reservierung unter den laufenden Aufträgen. Die Nutzer wissen dann, dass diese Ware zwar physikalisch bei Ihnen im Lager liegt, diese aber  zweckgebunden ist.Nimmt der Kunde das Angebot an, kann daraus mit einem Klick ein Auftrag bzw. eine Rechnung generiert werden.Hinweis in eigener Sache: Wir haben überlegt, ob wir die Angebotsannahme für den Kunden-Login im Webshop anbieten, so dass der Kunde das Angebot gleich über die Online-Zahlungsabwicklung einlösen kann, ohne einen Vertriebsmitarbeiter kontaktieren zu müssen. Bis jetzt kam kein Interesse aus unserem Kundenstamm für diese Funktion. Wenn Sie aber diese Funktion haben möchten, entwickeln wir diese für Sie. Brauchen Sie noch andere Funktionen, sprechen Sie uns an. Zum Thema Entwicklung haben wir noch ein paar mehr Hinweise, die Sie hier finden.Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
YES4trade hat an mehreren Stellen eine Protokollierung der jeweiligen Vorgänge. So wie Sie in den Artikelstammdaten jedes noch so kleine Detail nachvollziehen können, was während der Artikel-Lebensdauer mit dem Artikel geschehen  ist, so können Sie dies auch beim Auftrag sehen. So steht dort z.B., dass das System vollautomatisch dem Kunden beim Kauf über den Webshop die Auftragsbestätigung zugesandt hat. Hat der Kunde über einen Paymentanbieter (z.B. PayPal) gezahlt, so sind auch diese Daten hinterlegt. Hat der Kunde die Adresse korrigiert aus dies. Bearbeitet ein Mitarbeiter im Vertrieb die Preise nachträglich, weil er dem Kunden noch Rabatte zugesagt hat, so wird dies mit dem Namen des Mitarbeiter genau dokumentiert, was er getan hat. Auch Kunden-Emails und die jeweiligen Antworten Ihrer Mitarbeiter werden über den Mailmaster in die Histroie mit eingespielt.Nur so können Sie bei Nachfragen und bei vielen verschiedenen Personen, die mit dem Auftragzu tun haben, nachvollziehen, wer was wann und wo gemacht hat. Und warum!Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
Der Kunde kauft über Ebay zwei unterschiedliche Artikel. Beide Artikel werden als getrente Aufträge an YES4trade übergeben und der Kunde kann bei seinem Weg durch die Kaufabwicklung im Online-Shop diese zu einem Auftrag zusammenlegen um z.B. Versandvorteile zu erhalten und um nicht umständlich mit mehreren Aufträgen zu arbeiten. Kauft der Kunde später einen neuen Artikel im Webshop, kann der Vertriebsmitarbeiter auch diesen Auftrag mit dem bisherigen zusammenfassen, um letztendlich nur mit einem Auftrag zu arbeiten. ergänzt er seinen Warenkorb um einen weiteren Artikel. Nun sind es zwei Artikel und er schließt die Kaufabwicklung inkl. Adresskontrolle und Zahlungsabwicklung aus. Es können Aufträge eines Kunden aus allen Vertriebskanälen (Shop + Ebay + Laden + Kundendienst) zu einem einzigen neuen Auftrag zusammenfasst werden.Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
Alle Informationen über einen Kunden per einfachen klick jederzeit verfügbar. Unser CRM System optimiert die Kommunikation mit Ihren Kunden. Es zeigt Ihnen jederzeit die vollständige Historie zum Kunden und/oder zur Auktion. Der gesamte E-Mail Verkehr, alle Anfragen Ihrer Kunden und Interessenten, alle Ihre dazu gehörenden Antworten und Notizen samtsämtlichen Bestellvorgängen werden in unserem CRM System organisiert gesammelt und stets direkt beim Kunden angezeigt.Erfahren sie mehr über das CRM! Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
Der Mailmaster ist in YES4trade komplett integriert und bringt eine Filterfunktionen mit, die sämtliche E-Mails den Kunden und/oder Aufträgen zuordnet. Aus dem Mailmaster können Sie dem Kunden antworten und bekommen schon in der Antworteingabemaske einen Überblick über den Auftrag und die bisherie Kommunikation. Jeder Mitarbeiter ist somit sofort über die bisherigen Vorgänge informiert.Erfahren sie mehr über den Mailmaster!Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
Reklamationen sind für die Kunden die größten Ärgernisse und für Sie extrem teuer. Genau aus diesem Grund läßt YES4trade eine schnelle und übersichtliche  Reklamationsabwicklung zu. Die Bearbeitungsmechanismen wurde durch viele leidvolle Erfahrungen entwickelt und optimiert. In der Praxis heißt das: Sie sehen sofort, was an dem Auftrag nicht stimmt. Die Dokumentation der einzelnen Schritte ist klar strukturiert und wird unter einer extra Reklamationsbearbeitungsnummer zusammengefaßt. Zurückgesante Ware wird beim Eingang dort genauso vermerkt wie Zusagen an den Kunden und der Status einer evtl. Rückzahlung an den Kunden. Sie wollen den Kunden behalten und YES4trade macht Ihnen dies einfach.Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
Sie haben für einen Kunden einen Auftrag mit mehreren Positionen angelegt. Nun ist ein Teil der Ware noch nicht lieferbar und der Kunde holt die verfügbaren Artikel schoon ab. Dann können Sie den Auftrag splitten und die ausgelieferten Positionen dort abrechnen. Die restlichen Positionen verbleiben beim Ursprungsauftrag mit dem Status offen.Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3