Warenwirtschaft – “Lager / Katalog”

Um Ihnen die Gestaltung Ihrer Texte (Produktbeschreibungen, Emails, Textbausteine, …) so einfach und zugleich professionell wie möglich zu machen, ist in YES4trade an allen relevanten Stellen ein Text-/HTML-Editor integriert. Mit diesem können Sie ohne HTML-Kenntnisse Ihre Texte und Beschreibungen ähnlich einfach wie Sie es aus Micosoft Word oder dem Open Office Writer kennen, zu erstellen.

Zusätzlich können Sie auch statt dessen eigenen HTML-Code erstellen (Button: Quellcode direkt einfügen).

Um ein einheitliches Erscheinungsbild bei allen Beschreibungen zu erreichen, empfiehlt es sich, zuvor im Contentmanager Vorlagen (Textbausteine) zu erstellen. Vorlagen, in denen Sie beispielsweise häufig verwendete Standardtexte abspeichern.

In allen Bereichen, in denen Sie Texte zu erstellen haben, steht Ihnen der HTML-Editor zur Verfügung, z.B. hier:

• Artikelbeschreibung (Shop, Ebay, …)
• Vorlagen für Produktbeschreibungen
• Auktionsbeschreibung
• MailMaster
• Contentseiten
• Newsletter
• etc.

Sind mehrere Landesprachen aktiviert, können die Eingabefelder entsprechend der Landesflagge angesprochen werden. 

Weitere Informationen zum "HTML-Editor" finden Sie im YES4trade-Handbuch

Um massenhaft Artikel zu bearbeiten, empfiehlt sich die Bearbeitung in Tabellenform.

So können Sie beispielsweise einen neuen "Vorlage"-Artikel anlegen und diesen dann für die massenweise Artikelneuanlage vordefinieren. Konfigurieren Sie im "Vorlage"-Artikel alle Einstellungen, die bei allen Artikel identisch sein sollen. In der Kategorieübersicht können Sie diesen per Button "Kopieren nach" (rechts in der Artikel-Info) vervielfältigen. So haben Sie in Sekunden bis zu 1.000 neue Artikel im System angelegt.

In diesem Beispiel werden mit drei Klicks 50 neue Artikel, Kopien erstellt.

Um diese neuen Artikel nun schnell und effizient bearbeiten zu können, bietet YES4trade den YES Export an (bei den Exportmodulen im Hauptmenü MailMaster/Tools zu finden).

Dieses Modul exportiert die Artikel ausgewählter oder auch sämtlicher Kategorien als ".csv" Datei, welche Sie mittels einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel, Open Office Calc, … bearbeiten können.
Anschließend können Sie diese wieder über das Modul "YES Import" importieren.

Auf diesem Wege lassen sich Artikeldaten sehr schnell und einfach ins System bringen.

In der Artikelkonfiguration bestimmen Sie unter anderem, ob der Artikel im Shop für den Verkauf angeboten wird, weisen ihm Produktgruppen zu, bestimmen das Erscheinungsdatum und diverse weitere Einstellungen.

Die Möglichkeiten sind vielfältig. Sie können z.B. angeben, dass der Artikel per Artikelstatus für den Shop als nicht vorrätig gekennzeichnet ist und somit über die Kategorien auch nicht gefunden wird, aber gleichzeitig "Im Shop anzeigen?" auf "Ja" setzen, womit der Artikel trotzdem über die Suche gefunden werden kann (Thema Sonderangebote speziell für Newsletter-Empfänger).

Um den Artikel handeln zu können reichen regelmäßig folgende Angaben:

• Artikelbezeichnung
• Artikelbeschreibung (evtl. nicht erforderlich, wenn Sie z.B. nur an der Kasse handeln)
• Preis
• Bilder (evtl. auch nicht erforderlich)

Sie können sowohl manuell als auch über den Einkauf (Wareneingänge) Bestände buchen und bearbeiten.
Die Bestandsdetails stehen Ihnen an diversen Stellen mit einem Klick zur Verfügung.

Über den Button "Bestandseingabe" können Sie einen Bestand manuell eingeben, bzw. korrigieren.
Dafür haben Sie zwei unterschiedliche Modi.

Der Inventurmodus setzt den physikalischen Bestand neu und der Normalmodus addiert oder subtrahiert die eingebene Menge. Jeweils unter Berücksichtigung vorliegender Reservierungen.

Nachdem Sie unter "Lager/Katalog" eine oder mehrere Kategorien angelegt haben, erstellen Sie nun in diesen Kategorien Ihre Artikel.

Klicken Sie unterhalb der Kategorien auf den Button "Neues Produkt".
Daraufhin gelangen Sie direkt in die Bearbeitung des neuen Artikels. Zu diesem Zeitpunkt hat der neue Artikel lediglich eine System-ID, die "pID".

Um einen Artikel handeln zu können, müssen Sie diesem mindestens einen Namen und einen Preis mitgeben. Wenn Sie wollen, dass Versandkosten nach der Versandkosten-Matrix (weiter unten zu finden) und somit nach dem Gewicht berechnet werden können, muss bei dem Artikel auch ein Gewicht hinterlegt sein. Das gleiche gilt für Fotos und Beschreibungen, wenn es um den Verkauf im Internet geht.

Beschreibung
Hier hinterlegen Sie die Titel (Produkt- und Ebay Titel) und Beschreibungstexte (Produkt, Extra Text und Kurzbeschreibung) zum Artikel.

Wenn Sie einen Ebay Titel hinterlegt haben, wird dieser für den Handel auf Ebay genommen, sonst der Produkttitel. In der Konfiguration können Sie einstellen, ob die Beschreibung für den Shop (Produktbeschreibung) auch für den Handel auf Ebay verwendet werden soll oder eine eigene Beschreibung mittels Extra Text.

Die Kurzbeschreibung ist ein zusätzliches Beschreibungsfeld, das ursprünglich für den Webshop entwickelt wurde aber wie die anderen Beschreibungen (Produktbeschreibung und Extra Text) auch für die Darstellung im Ebay Template über Variablen verwendet werden kann.

Je nachdem wie viele Sprachen hinterlegt sind, kommen diese hinzu. In diesem Beispiel ist neben Deutsch auch Englisch hinterlegt.

Grundsätzlich ist vorweg zu sagen, das für den Webshop eine bestimmte Kategorie-Struktur eingehalten werden muss, damit es nicht zu Fehlern in der Darstellung innerhalb des Shops kommt.
Die Kategoriestruktur muss dazu wie folgt aufgebaut sein:

• Hauptkategorie > Unterkategorie > Produkt
• Hauptkategorie > Unterkategorie > Unterkategorie > Produkt
• usw.

Weitere Details zur Kategorisierung finden Sie im YES4trade-Handbuch.

Und so gehts:

• Klicken Sie auf das Hauptmenü "Lager/Katalog".
• Unterhalb der Kategorien finden Sie drei Buttons; "Neue Kategorie", "Neues Produkt" und "Neues Masterprodukt".
• Wenn Sie nun auf den Button "Neue Kategorie" klicken, erhalten Sie rechts in der Kurzinfo die Möglichkeit, dieser neuen Kategorie einen Namen zu geben, die Reihung / Reihenfolge per Nummer zu hinterlegen und auch gleich zu vermerken, ob die Artikel dieser Kategorie überhaupt für den Handel auf Ebay freigegeben sein sollen.

Besonderheit: Systemkategorie Retoure

Die Kategorie "RETOURE" ist eine Systemkategorie. An dieser Stelle werden die defekt zurück gebuchten Artikel aus den Reklamationen gebucht.
Die Artikel sind Duplikate der Originalprodukte und sind als neues, separates Produkt (z.B. als Rückläufer "2. Wahl") handelbar.
Der Bezug zum ursprünglichen Originalprodukt ist an mehreren Stellen jederzeit erkennbar.

In der Systemkategorie "RETOURE" liegt eine weitere Kategorie mit den Systemartikeln;

Über das Menü "Lager/Katalog" gelangen Sie in Ihre Warenwirtschaft.
Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, ist die Warenwirtschaft nach Kategorien strukturiert.

Bevor Sie Artikel im System anlegen, sollten Sie mindestens eine Kategorie erstellen.
Die Kategoriestruktur kann übrigens jederzeit geändert werden. Artikel können als Verlinkungen (nicht als Kopie!) auch in mehreren Kategorien liegen. Die Kategorien können sich nach Produktarten oder auch völlig anderen Themen richten.

Bei den Kategorien handelt es sich um die gleichen, welche Sie auch für die Darstellung in Ihrem Webshop verwenden. Bei jeder Kategorie kann entschieden werden, ob diese im Shop angezeigt wird oder nur für Ihre interne Verwaltung genutzt wird. Zusätzlich wird bei jedem einzelnen Artikel entschieden, ob dieser im Webshop gelistet werden soll. 

Eine differenzierte Verwaltung unter Einbeziehung von Produktgruppen, Lagern (Orte), Lagernummern und Lagerplätzen ist jederzeit nachträglich oder auch gleich zu Beginn möglich.

Über das Hauptmenü "Lager/Katalog" erreichen Sie auch den Einkauf, die Lieferantenverwaltung, Filialen und weitere Bereiche.

Angebote auf verschiedenen Plattformen bei wie z.B. Ebay und Amazon werden im Artikelbestand reserviert und können nicht anderweitig verkauft werden. Um trotzdem mit den Produkten handeln zu können, kann eine Bestandsverwaltung unter der Null-Linie sinnvoll sein. Ebenso bei sehr kurzen Lieferzeiten oder bei Aufträgen die erst nach dem Verkauf beim Großhändler/Hersteller geordert werden.
Aus diesem Grunde bietet Ihnen das System mit zwei Klicks eine Umstellung und somit den Verkauf unter Null.

Die Einstellungen nehmen Sie unter Konfiguration > Yes Konfiguration > Konfigurationsgruppe: "Bestand Optionen" vor.

Sie wählen für die Einstellung „Überprüfen des Warenbestandes“ die Option „false“!

YES4trade führt die Bestände weiter, lässt aber dadurch Verkäufe unter Null zu.

Vorweg zur Orientierung hier die logische Struktur:

1. Die Basis für den Handel sind die Artikel in der Warenwirtschaft "Lager/Katalog"
2. Die Artikel werden über ihre "Produkt-ID" (pID) identifiziert
3. Es können beliebig viele Angebote -Sammlerprodukte genannt- für Ebay erstellt werden
4. Diese Sammlerprodukte werden über Ihre "Sammler-ID" identifiziert und beziehen sich auf eine "pID"
5. Die Zeitsteuerung bezieht sich immer auf eine Sammler-ID (das Ebay-Angebot)

YES4trade organisiert Ihre Ebay Angebote in Sammlern.
Daher heißen die Ebay Angebote bei YES4trade "Sammlerprodukte".
Sammlerprodukte werden in Sammlern (konfigurierbaren Ordnern) organisiert.
Diesen Sammern sind Konfigurationsfilter vorgeschaltet, die die Eigenschaften der Sammlerprodukte beinflußen.

Es spielt für das System keine Rolle – in welcher Kategorie ein Produkt (pID) liegt, ebenso spielt es auch keine Rolle wo – in welchem Sammler ein Sammlerprodukt (Sammler-ID) für den Handel auf Ebay liegt.

Allerdings muss "immer" das Produkt (die pID) und für Ebay "das" Sammlerprodukt (die Sammler-ID) im System existieren, um mit den Artikel handeln zu können.