Um versandbereite Aufträge an DHL zu übergeben gibt es zwei Möglichkeiten. Der unserer Meinung nach aktuell bessere Weg für eine größere Anzahl von Sendungen pro Tag ist eindeutig die Softwärelösung EASYLOG von DHL. Diese wird auf Rechner vor Ort als Einzelplatz- oder Netzwerklösung installiert. Der Support hierfür wird von DHL geleistet. Weitere Infos erhalten sie unter http://www.dhl.de/de/paket/geschaeftskunden/verpackung-versand/versandsoftware.html.
Für die DHL-Weblösung INTRASHIP stellt YES4trade ebenso einen Export bereit.
Konfiguration von EASYLOG für den Import von YES4trade-Auftragsdaten
EASYLOG ist eine komplexe Software, die sehr viele Versandszenarien abbilden kann. Unsere Kunden berichten uns von umfangreichen Konfigurationsmaßnahmen, die mit Hilfe des DHL-Supports auch vor Ort geleistet werden müssen. Informieren Sie sich rechtzeitig vor dem ersten “echten” Versandvorgang über den Umfang und planen Sie vorausschauend.
Um es vorweg zu sagen: Es gibt kein EASYLOG-Importdateiformat!!! Das heißt, dass Versandvorbereitungssysteme wie YES4trade zwar eine Datei für den Import in EASYLOG erstellen, EASYLOG hierfür aber angepaßt werden muss, um diese Daten auch zu verstehen. Diesen Prozess zeigen wir hier auf:
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In der Versandhistorie finden Sie neben den PDF-Versanddokumenten, Pick- & Paketlisten auch die Exportdateien für die Versanddienstleister wie hier z.B. für DHL-EASYLOG
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Es können mehrere Import-Profile in EASYLOG hinterlegt werden.
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Zum Anlegen eines neuen Profils rechte Maustaste klicken
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In EASYLOG die Einstellungen für den Import der Paketdaten konfiguieren
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Wie soll EASYLOG die Inhalte der CSV-Datei von YES4trade lesen. Das Trennzeichen “|” bkommt man mit der Tastenkombination “Alt Gr” + “<“
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Platzhalter für den zu lesenden Dateinamen einrichten, damit die “Seriennummer” der Datei keine Rolle spielt.
Beim Versandabschluß in YES4trade werden diverse Dateien in die Versandhistorie geschrieben. Abhängig davon, ob Pakete auch ins Ausland gehen, wird eine Datei mit dem Namen “easylog2-<Zahlen- & Buchstabensalat>.csv” für die deutschen Pakete und/oder eine Dazei mit dem Namen “easylog-<Zahlen- & Buchstabensalat>.csv” für ausländische Pakete. Wir behandeln zunächst nur die Datei mit dem Anfang “easylog2…” für deutsche Pakete.
Klickt man auf den Namen der Datei, wird der Inhalt angezeigt. Der sieht dann z.B. für einen einzigen Eintrag so aus:
O294P0T1910970002||1|01|110|EUR|Wilfried Tester|||teststr.25||12345|hamburg|DE|testkaeufer@yes4trade.de|40,00|1|4|Re-Nr: 294 1 x [135] Glasvase Mondeo in rot
Eine Zeile in der Datei bildet einen Datensatz, also einen Versandauftrag. Wie in einer Tabelle sind die einzelnen Abschnitte zwischen den senkrechten Trennstrichen eine einzelne Information. Gut zu erkennen ist z.B. der Name und die Adresse, Email, die Rechnungsnummer, die Artikelnummer mit dem Artikelnamen. Die beiden “1″ im dritten und vierten Feld bilden die Paketanzahl und das Zielland (1=BRD). Die 110 im 5. Feld steht für das normale Paket.
Nach dem kleinen Infoausflug kommen Sie mit dem Browser-Button “Zurück” wieder zurück zu der Versandhistorie. Die Datei wird jetzt heruntergeladen auf Ihren Rechner mit einem Klick der rechten Maustaste aus das kleine Symbol an Anfang der Dateizeile. Im Browserkontextmenü wählen Sie z.B. bei Firefox und Internet Explorer “Ziel speichern unter…” und plazieren die Datei in einem Ordner, den Sie später auch wieder finden. Es empfiehlt sich, für die tägliche Arbeit einen Ordner für diesen einen Zweck zu erstellen, da hier auch die Protokollierungsdateien (Log-Files) der DHL-EASYLOG-Software abgelegt werden.
Wenn Sie in der Versandhistorie mehrere Dateien mit dem Anfang “easylog2…” haben, laden Sie alle nacheinander herunter in das gleiche Verzeichnis. Durch den krypischen Zahlen- & Buchstabensalat im Dateinamen wird verhindert, dass Sie andere Dateien dadurch überschreiben und eine versandlogistische Katastrophe auslösen.
Vorbeiten von EASYLOG für den Datenimport
Ist das Programm EASYLOG später optimal konfiguiert, können die Dateien bereits beim Öffnen importiert (“Polling”) und die Etiketten ausgedruckt werden ohne das ein weiterer Klick vom Anwender erforderlich ist. Diesen Automatismus sollte aber erst das langsame Einstellen und Testen vorausgehen.
Für das Importieren der YES4rade-Dateien muss ein Importfilter für das Polling erstellt werden. Dazu klicken Sie in EASYLOG im Menü auf >>System >>Pollingeinstellungen. Es öffnet sich das Fenster “Polling-Übersicht”. Zum Testen sollten die Optionen links das automatische Einlesen (“Polling”) der Dateien vermeiden durch Auswahl von “Import” und auf der rechten Seite “Druckerdialog ausschalten”. Weiter gehts durch Klick auf das Buchsymbol oben rechts (Pfeil). Nun öffnet sich eine weiße Fläche, in der später die verschiedenen Import-Profile gelistet werden. Ob sich da nun bereits ein Profil befindet oder nicht ist nicht wichtig. Wir wollen mit einem rechten Mausklick auf die weiße Fläche und der Wahl “Neu” ein neues Profil anlegen. Es öffnet sich das Fenster “Polling-Einstellungen”.
Im oberen Teil werden nun die Dateipfade und -namen sowie die Datenformate der zu importierenden Datei festgelegt. Weiter unten werden dann die einzelnen Felder aus der Importdatei den passenden Feldern von EASYLOG zugeordnet.
- Bezeichnung: z.B. “YES4trade-Paket Deutschland”
- Datenquelle: meint das Format und die Anordnung der Quelldaten aus YES4trade – “ASCII Zeichengetr Datei (*.*)”
- Tabellenname: meint die YES4trade-Datei. Wählen Sie in dem Ordner auf Ihrer Festplatte eine von den YES4trade-Export-Dateien namens “easylog2….csv” aus, in den Sie vorhin die Dateien (eine oder mehrere) heruntergeladen haben. Mit der Schaltfläche “…” suchen Sie die richtige Datei. Danach können Sie mit der Lupen-Schaltfläche sich den Inhalt der Datei anschauen.
- Platzhalter (Counter) benutzen: Auswählen! Später beim Testimport wird eine Zeichenfolge abgefragt, damit künftig nicht immer die Datei mit dem identischen Dateinamen eingelesen wird, sondern der Buchstaben- & Zahlensalat ignoriert wird.
- Optionen-Schaltfläche (Button): Hier können die Standardeinstellungen übernommen werden, außer ganz unten. Hier muss EASYLOG lernen, wie YES4trde die einzelnen Informationen voneinander getrennt hat, hier nämlich mit einem “|”. Auf einer Windows-Tastatur erreichen Sie das Zeichen meistens auf der Taste “<” bzw. “>” neben der linken “Shift”-Taste. Diese wird angesprochen mit “Alt Gr” + “<”. Sonst können Sie das Zeichen auch oben in diesem Artikel aus dem “easylog2…csv”-Demo-Dateitext kopieren. Abschließen mit “Speichern”
Nun geht es zum Zuweisen der Import-Datenfelder zu den EASYLOG-Feldern. Unten unter “Zuweisung der Felder” sehen sie auf der linken Seite untereinander die Infos, die EASYLOG benötigt, um einen korrekten Versandauftrag anzulegen. Auf der rechten Seite unter “Quelldatenfelder” symbolisieren die Ordnersymbole mit den Ziffern die durchnummerierten Datenfelder, die aus der YES4trade-Exportdatei erkannt wurden, also die Felder, die durch das Zeichen “|” gentrennt sind.
Viele Felder können bei Easylog frei bleiben, andere werden unbedingt benötigt. Ist der Haken bei einem Feld gesetzt, kann dort ein fester Eintrag als erzwungene Vorbelegung eingetragen werden. Ist der Haken nicht gesetzt, kann die Zuordnung durch das Ziehen der Ordnersymbole auf den weißen Feldeintrag erfolgen. Dazu wird das gewünschte Ordnersymbol mit der linken Maustaste festgehalten und auf das weiße Feld plaziert. Dann wird es losgelassen.
Die Auslistung der EASYLOG-Felder kann mit dem Scoll-Balken nach unten geschoben werden. Die korrekte Zuordnung sollte so aussehen:
- Sendungs Ref.-Nr. >> Ordner 1
- Abs. Ref.-Nr. >> Ordner 2
- Verfahren >> Ordner 3
- Teilnahme >> Ordner 4
- Produkt >> Haken setzen und 101 eingeben (für nationalen Versand) (dieser Punkt wird voraussichtlich demnächst von YES4trade überarbeitet (Stand: 12.2010)
- Servicesliste >> Ordner 5
- NN-Währung >> Ordner 6
- Empf. Name1 >> Ordner 7
- Empf. Name2 >> Ordner 8
- Empf. Name3 >> Ordner 9
- Empf. PLZ >> Ordner 12
- Empf. Ort >> Ordner 13
- Empf. Strasse >> Ordner 10 (die Hausnummer wird automatisch eingetragen)
- Empf. Land >> Ordner 14
- Empf. Email >> Ordner 15 (für die Email-Benachrichtigung mit der Tracking-Nr.)
- Gewicht >> Ordner 16
- Sendungsanzahl >> Ordner 17
- Verwendungszweck >> Ordner 19
Wurden diese Angaben gemacht, können die Eingaben mit dem Button “Test” ganz unten überprüft werden. Vor der Ergebnisanzeige werden noch die Platzhalterzeichen für die Importdatei abgefragt. Sind diese wie im Bild zu sehen eingetragen, erscheint eine kleine Übersicht, wie die Importdaten den EASYLOG-Felder zugeordnet wurden. Wenn man sich vorher in YES4trade verschiedene Versandvarianten zurechtgelegt hat, so kann man hier die Unterschiede und ob diese richtig zugeordnet wurden ganz gut erkennen.
Wenn Sie hier Fehler in unserer Beschreibung entdecken, so melden Sie uns das bitte!!!
Wenn Sie der Meinung sind, das alles ok ist, SPEICHERN Sie bitte diese Konfiguration. Dort wird dann nochmal endgültig der Platzhalter abgefragt. Sie landen dann wieder in dem Fenster “Polling-Übersicht”, wo Sie mit dem Button “Start” den manuellen Import starten können. Wenn Sie danach das Fenster schließen finden Sie die importierten Datensätze im EASYLOG-Menü unter >>Daten >>offene Polling-Sendungen…
Ist alles ok, kann im Fenster “Polling-Übersicht” im Menü unter >>System >>Polling-Einstellungen auf “teilautomatisch” oder “vollautomatisch” sowie auf der rechten Seite auf “Automatischer Start” umgestellt werden. So werden die Dateien sofort bei Programmstart eingelesen, bzw. sofort, wenn diese auch nach Programmstart in den Ordner abgelegt werden. EASYLOG löscht die YES4trade-Export-Dateien sofort nach dem Importieren automatisch. Sie sollten unten die LOG-Datei-Aufzeichnung aktivieren. So können Sie nachträglich nachvollziehen, welche Pakete in EASYLOG wie importiert wurden.
Aktuelles Verfahren für ausländischen Versand:
Da viele Kunden den Wunsch haben, gerade ausländische Pakete entweder über einen anderen Dienstleister zu senden oder bei der Zuweisung zur gewählten Paketart bzw. der damit verbundenen Deinstleistung selber Hand anzulegen, legen diese häufig ein zweites YES4trade-Exportformat an, das dann getrennt von der ersten Datei eingelesen wird. Sprechen Sie uns hierfür bitte direkt an.
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