Auftragsabwicklung

Das Mahnwesen verläuft in mehreren Schritten und gilt für alle Aufträge!!! (Unterschiedliche Texte für Ebay und Webshop)

Zunächst wird eine Erinnerungsemail versendet (Datei: admin/mail/german/send_warning1.html und txt)

Dann erfolgt die erste Mahnung (Datei: admin/mail/german/send_warning2.html und txt). Hier wird gleichzeitig, automatisch eine Unstimmigkeit bei Ebay eröffnet. Die Unstimmigkeit wird automatisch geschlossen wenn von YES der Auftrag als bezahlt oder versendet gemeldet wird.

Als letzte EMail an den Kunden erfolgt die zweite Mahnung, mit mehr Nachdruck beschrieben (Datei: admin/mail/german/send_warning3.html und txt).

Im letzten Schritt wird ein Anwaltsexport erstellt und an die hinterlegte Emailadresse versendet bzw. zum Download bereitgestellt. Diese Datei wurde in Zusammenarbeit mit einem Anwalt erstellt und enthält, sofern eingegeben, alle relevanten Daten. Zugleich wird der Auftrag auch storniert!

Sie können in der Übersicht auch über die Symbole den Auftrag vom Mahnwesen ganz und zeitweise vom Mahnwesen ausschliessen und auch eine Rechnung ausdrucken.

Unten rechts können Sie noch markierten Aufträgen (Checkbox) eine Zahlungserinnerung manuell zusenden.

Zum Vergrößern Bild klicken

Die Abstände für das Mahnwesen geben Sie in “Konfiguration -> YES- Konfiguration -> Ebay Grundeinstellungen” ein. Sie geben hier die Anzahl der Tage ein bis zur nächsten Mahnung.

Beispiel für einen Zeitraum von insgesamt 30 Tagen nach Auftragseingang:

Tage bis Zahlungserinnerung 10
Tage bis 1. Mahnung 15
Tage bis 2. Mahnung 20
Tage bis Übergabe an Rechtsanwalt 30

D.h. 20 Tage Auftragseingang erfolgt die 2. Mahnung!

Denken Sie daran, wenn Sie das autom. Mahnwesen nutzen möchten, dieses auch zu aktivieren!

Sie können für den Rechtsanwaltsexport auch noch verschiedene Angaben machen wie z.B. : Entgangener Gewinn, Minimum Rechnungsbetrag etc..

Zum Vergrößern Bild klicken

Über Auftragswesen -> RA Exporte, haben Sie die Möglichkeit die vergangenen Forderungen einzusehen und ggfs den Status ändern (Bearbeiten).

Wenn Sie ganz nach unten Scrollen, werden Ihnen auch vergangene RA Exporte aufgelistet.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Für eine Gutschrift existiert in YES ein sogennanter Systemartikel “GUTSCHEIN/GUTSCHRIFT aus Auftrag-Nr.:”. Dieser wird genutzt um einen Negativbetrag in eine Rechnung einzufügen und somit eine Gutschrift zu erstellen (Negative Rechnung = Gutschrift).

Die Gutschrift kann einzeln in eine Rechnung gesetzt werden oder Sie verwenden Sie um einen Artikeltausch mit Betragsdifferenz auszugleichen.

Im ersten Schritt legen Sie eine neue Rechnung für den Kunden an. Nun gehen Sie oben auf “Bearbeiten” und anschliessend auf “Artikel bearbeiten”. Geben Sie in der Suche Gutschrift ein und wählen im Dropdownmenü “Artikelnamen, Art.-Nr. oder EAN”. Bestätigen Sie die Suche.

Tragen Sie in der Feld für Menge “1″ ein und klicken anschliessend auf “Einfügen”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Geben Sie nun noch im Titel des Artikels “GUTSCHEIN/GUTSCHRIFT aus Auftrag-Nr.:” die Rechnungsnummer ein aus dem die Gutschrift entstanden ist (evtl. auch die Reklamationsnummer zur besseren Orientierung). Geben Sie nun noch im Feld “Preis” den negativen Betrag ein und klicken in der gleichen Zeile auf “Speichern” und unten abermals auf “Speichern”.

Die gleiche Prozedur gilt auch bei Tauschartikeln, jedoch wird in der Rechnung des Umtauschartikels die Gutschrift eingefügt und entsprechend berechnet.

Zum Vergrößern Bild klicken

Soll für einen Kunden mit vorhandenen Stammdaten eine neue Bestellung aufgegeben werden, schlagen wir folgenden Weg vor.

Gehen Sie zunächst über den Reiter “Auftragswesen” in die Kundenübersicht. Über die Suche oder die Kunden ID finden Sie schnell zum gewünschten Kunden.

Zum Vergrößern Bild klicken

Je nachdem über welche Suche Sie zu den Kundendaten gelangen, klicken Sie auf “Neue Bestellungen”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Um einen Artikel hinzuzufügen klicken Sie auf “Artikel bearbeiten”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Im Suchfeld können Sie den gewünschten Artikel über Produktnamen, EAN, Artikelnummer oder pID suchen. Anschliessend wählen Sie aus den gefundenen Ergebnissen, dass Produkt aus und geben die gewünschte Menge ein. Klicken Sie “Einfügen”.

Sie haben nun noch die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen und diese zu speichern. Um die Auftragsbearbeitung hier zu beenden können Sie den linken unteren “Speichern”-Button klicken. Falls eine Adressänderung (Lieferung / Rechnung) vorgenommen werden soll, klicken Sie links oben den Button “Adressen bearbeiten”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Füllen Sie nun die entsprechenden Datenfelder. Falls die Versandadresse und die Rechnungsadresse gleich der Kundenadresse sind können Sie auf den Button “Adressdaten kopieren” klicken. Es erscheint ein Popup, dass Sie bestätigen. anschliessend sind die Adressdaten übertragen worden. Klicken Sie nun auf “Aktualisieren”. Die Speicherung wird bestätigt.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Je nachdem ob und wie der Auftrag / Bestellung geliefert wird, klicken Sie zunächst auf “Versandkosten bearbeiten”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Wählen Sie einen Versender aus und bestätigen die Auswahl mit “Versand vorgeben”. Weiterhin wird Ihnen ein Versandkostenvorschlag anhand Ihrer Versandkostenmatrix vorgeschlagen. Sie können diesen bearbeiten und neu abspeichern. Anschliessend beenden Sie die Auftragsbearbeitung und lassen die Bestellung neu berechnen in dem Sie auf “Speichern” unten links klicken.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Sie können dem Kunden nun noch eine Auftragsbestätigung zusenden. Im weiteren Schritt erwarten Sie wie gewohnt den Zahlungseingang oder Zahlung per Kasse. Sie finden zu diesen Themen ebenfalls Tutorials.

Zum Vergrößern Bild klicken

Die Versandabwicklung befindet sich über den Reiter “Versand” im “Versandmodul”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Sie erhalten zunächst eine Übersicht zur Versandvorbereitung. Sie können sich hier die verschiedenen Stati der Aufträge ansehen und entsprechend reagieren.

Bezahlte Aufträge: Für den normalen Verlauf eines Auftrages.

Reklamation: Hier befinden sich Aufträge die durch das Reklamationswesen zur Neuversendung markiert wurden.

Aufträge im Rückstand: Aufträge die einen Rückstand im Bestand haben, werden hier gelistet und sind mit einem roten “R” markiert. Wird der Versand für diese markierten Aufträge durchgeführt, ist automatisch die Markierung entfernt und der Auftrag abgeschlossen.

Versandsperre Aufträge: Hier werden alle Aufträge gelistet die eine Versandsperre erhalten haben.

Versandsperre Reklamationen: Hier werden alle Rekla-Aufträge gelistet die eine Versandsperre erhalten haben.

Warenausgabe: Aufträge der Selbstabholer (auch direkt im Auftrag ausführbar).

Zum Vergrößern Bild klicken

Je nachdem welche Ware wie verpackt wird, stellen Sie die Paketanzahl zusammen (erstes Bild). Zur Übergabe in die Versandabwicklung klicken Sie in der entsprechenden Rubrik auf “Pakete Speichern”, sofern diese ausgewählt sind (Versandmethode gewählt und Haken gesetzt)..

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Nachdem Sie die Pakete abgespeichert haben, haben Sie noch einmal die Gelegenheit Ihre Auswahl zu kontrollieren, zu “Speichern” und per “OK”-Button zu bestätigen.

Zum Vergrößern Bild klicken

In der Versandabwicklung haben Sie die Möglichkeit je nach Versender eine Paketliste / Packliste zu drucken. Der Button “Vorab PDF Produktliste” dient als Greifliste (Pakete werden vom Lagerort abgeholt und zum Packtisch befördert), da hier die Lagerorte und Mengen der Artikel verzeichnet sind.

Auch besteht in der Übersicht vorab die Option eine Paketliste per CSV-Datei zu erzeugen. Es wird jedoch empfohlen die automatisch generierten Dateien zu nutzen, die nach dem Versandabschluss erzeugt werden und speziell für die Software der jeweiligen Logistiker angepasst sind.

Zum Vergrößern Bild klicken

Für Änderungen stehen Ihnen hier diverse Möglichkeiten (unterstrichene Begriffe) zur Verfügung, bei einem Klick erzeugt sich ein neues Fenster:

CRM: Hier gelangen Sie direkt ins CRM des Kunden.

pid: Hier erhalten Sie die Bestandsübersicht des Artikels.

Bearbeiten (Adresse): Hier können Sie die Adresse ändern.

Versender (Postpaket etc.): Hier können Sie den Logistiker ändern.

Zum Vergrößern Bild klicken

Über den Button-”Versand abschliessen” erfolgt logischerweise der Versandabschluss. Zuvor erhalten Sie abermals die Gelegenheit in einer Übersicht den Versandabschluss zu prüfen und endgültig zu bestätigen. Es werden automatisch Dateien generiert (Meldung).

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Über den Reiter “Versand” finden Sie die Versandhistorie in der sich die automatisch generierten Dateien befinden (Taggenau).

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Über den Reiter “Verwaltung” gehen Sie in “Zahlungseingang”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Wählen Sie ganz unten links über das Dropdown-Menü den Dateityp der Banking-Software aus. In diesen Fall nutzen wir Starmoney. Bei Sparkassenexporten kann es zu unterschieden in der CSV-Datei kommen, daher probieren Sie die verschiedenen Sparkassen durch, sollte es nicht auf anhieb funktionieren.

Zum Vergrößern Bild klicken

Bei einem Erfolgreichen Import wird eine entsprechende Meldung zurückgegeben, die Sie darüber informiert wieviele Datensätze importiert wurden.

Zum Vergrößern Bild klicken

Wählen Sie zunächst über den Button “Bitte Tag auswählen” den Tag der Zahlungseingänge. Es wird die Anzahl der vom Bankimport an YES gemeldeten Zahlungen angezeigt.

Zum Vergrößern Bild klicken

Es gibt nun zwei Möglichkeiten: 1. Automatikfilter 2. direktes Filtern Beim Automatikfiltern werden mehrere Zahlungseingänge auf einmal bearbeitet, hier sind die Hinweise zu beachten, da dieser Filter teils anders vorgeht als das direkte Filtern.

Zum Vergrößern Bild klicken

Beim direkten Filtern wird nur ein einzelner Zahlungseingang bearbeitet (siehe erste Abbildung) und zugewiesen. Sie bekommen eine Übersicht mit Übereinstimmungen. Diese werden rot markiert. Sind die Übereinstimmungen korrekt, haken Sie den entsprechenden Auftrag an und dazu “Beim Zuweisen Bestellstatus auf “Bezahlt” setzen?” gleich neben den Button “Zuweisen”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Der Auftrag erhält nach der Zuweisung automatisch den Status “Bezahlt”.

Zum Vergrößern Bild klicken

PayPal meldet dem YES-System sobald eine Zahlung über die YES-Kaufabwicklung eingeht. Sie können diese Transaktionen über “Verwaltung”-> Paypal einsehen.

Zum Vergrößern Bild klicken

Loggen Sie sich in Ihr PayPalkonto ein (www.paypal.de). Im Menüreiter finden Sie den Punkt Kontoauszug und direkt im Untermenü den Punkt Kontoauszug herunterladen, den Sie anklicken.

Zum Vergrößern Bild klicken

Sie haben nun die Wahl zwischen einen spezifischen Zeitraum oder den Zeitraum seit dem letzten Download. Wählen Sie anschliessend die Abgeschlossenen Zahlungen (tabulatorgetrennt). Bestätigen Sie mit “Kontoauszug herunterladen”.
Es ist durchaus möglich das Ihnen PayPal die Datei nicht sofort zur Verfügung stellt, Sie werden jedoch per Email über die verfügbarkeit informiert und können die Datei anschliessend herunterladen.

Zum Vergrößern Bild klicken

Im YES-System gehen Sie nun im Menüreiter über “Verwaltung” in “PayPal-Zahlungen”. Klicken Sie auf “Durchsuchen” und suchen die heruntergeladene PayPal-Datei. Klicken Sie auf Import.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Sie erhalten die Meldung das der Import erfolgreich war und dazu eine Übersicht der importierten Daten. Sofern alle Daten stimmen, bestätigen Sie mit “Als Zahlungseingang speichern”. Sie werden anschliessend in den Zahlungseingang weitergeleitet.

Zum Vergrößern Bild klicken

Wählen Sie zunächst über den Button “Bitte Tag auswählen” den Tag der Zahlungseingänge. Es wird die Anzahl der von PayPal an YES gemeldeten Zahlungen angezeigt.

Zum Vergrößern Bild klicken

Es gibt nun zwei Möglichkeiten: 1. Automatikfilter 2. direktes Filtern Beim Automatikfiltern werden mehrere Zahlungseingänge auf einmal bearbeitet, hier sind die Hinweise zu beachten, da dieser Filter teils anders vorgeht als das direkte Filtern.

Zum Vergrößern Bild klicken

Beim direkten Filtern wird nur ein einzelner Zahlungseingang bearbeitet (siehe erste Abbildung) und zugewiesen. Sie bekommen eine Übersicht mit Übereinstimmungen. Diese werden rot markiert. Sind die Übereinstimmungen korrekt, haken Sie den entsprechenden Auftrag an und dazu “Beim Zuweisen Bestellstatus auf “Bezahlt” setzen?” gleich neben den Button “Zuweisen”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Der Auftrag erhält nach der Zuweisung automatisch den Status “Bezahlt”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zunächst ist entscheident das der Auftrag manuell bzw. durch eines der Vertriebsplattformen (Webshop, Ebay, Amazon etc.) angelegt wurde, da es sich hier nicht um einen normalen Filialkauf handelt.

Wir begeben uns über das “Auftragswesen” in “Aufträge”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Suchen Sie nach dem Auftrag per Rechnungsnummern oder anderen Informationen die Ihnen der Kunde zur Verfügung stellt.

Zum Vergrößern Bild klicken

Je nachdem ob Sie den Auftrag direkt über die Rechnungsnummer oder über die Suchfilter gefunden haben, klicken Sie auf “Per Kasse abwickeln” sofern der Kunde noch nicht im Vorraus bezahlt hat.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Wird per Kasse bezahlt, wählen Sie die entsprechende Bezahltart des Kunden und schliessen die Bestellung ab.

Zum Vergrößern Bild klicken

Als letzten Schritt klicken Sie auf “Warenausgabe” damit die Ware vom Bestand abgebucht und der Auftrag abgeschlossen wird. Bestätigen Sie, mit “Warenausgabe”. Der Auftrag erhält automatisch den Status “Bezahlt”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Alternativ können Sie auch einen direkteren Weg nehmen sofern Sie die Rechnungsnummer bekannt ist. Gehen Sie dazu einfach über “Auftragswesen” in Warenausgabe und geben die Rechnungsnummer ein. Sie gelangen somit direkt zu Schritt 4 in diesem Tutorial (zweite Abbildung).

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Zunächst behandeln wir eine Abwicklung mit der Auftragskasse. Im Hauptmenü finden Sie unter “Kasse” die “Auftragskasse”. Die Auftragskasse erstellt nur Aufträge ohne Bezug zu Stammdaten von Kunden. Klicken Sie diese.

Zum Vergrößern Bild klicken

Es öffnet sich sofort ein leerer Auftrag der neu angelegt ist und auch als Bestellung in der Statistik gelistet wird.

Zum Vergrößern Bild klicken

Anschliessend werden alle notwendigen Daten vom Kunden erfasst. Klicken Sie dazu auf “Bearbeiten”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Je nachdem welche Daten Sie zuerst erfassen möchten klicken Sie auf den entsprechenden Button. Hier legen wir zunächst den gewünschten Artikel in dem Auftrag an.

Zum Vergrößern Bild klicken

Im Suchfeld können Sie den gewünschten Artikel über Produktnamen, EAN, Artikelnummer oder pID suchen. Anschliessend wählen Sie aus den gefundenen Ergebnissen, dass Produkt aus und geben die gewünschte Menge ein. Klicken Sie “Einfügen”.

Sie haben nun noch die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen und diese zu speichern. Um die Auftragsbearbeitung hier zu beenden können Sie den linken unteren “Speichern”-Button klicken. Oder Sie führen die Auftragsbearbeitung fort und klicken links oben den Button “Adressen bearbeiten”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Füllen Sie nun die entsprechenden Datenfelder. Falls die Versandadresse und die Rechnungsadresse gleich der Kundenadresse sind können Sie auf den Button “Adressedaten kopieren”. Es erscheint ein Popup, dass Sie bestätigen. anschliessend sind die Adressdaten übertragen worden. Klicken Sie nun auf “Aktualisieren”. Die Speicherung wird bestätigt.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Um den Auftrag abzuschliessen klicken Sie nun auf “Per Kasse abwickeln”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Sofern der Auftrag versendet werden soll, wählen Sie einen Versender und die Bezahlart aus. Anschliessend schliessen Sie die Bestellung über den Button “Bestellung abschliessen” ab. Nachfolgend wird Ihnen die Rechnung zum Ausdruck zur Verfügung gestellt.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Als letzten Schritt klicken Sie auf “Warenausgabe”, damit die Ware tatsächlich aus dem Bestand gebucht wird. Bestätigen Sie anschliessend wieder mit “Warenausgabe”. Der Auftrag erhält den Status “Abgeschlossen”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Scannerkasse: Gehen Sie über das Hauptmenü “Kasse->Scannerkasse”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Suchen Sie anschliessend den Artikel über den Produkttitel, Artikelnummer, pID oder per Scanner (EAN) im Suchfeld. Sie erhalten eine Übersicht und können die Auswahl aktualisieren und anschliessend den Vorgang abschliessen.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Wählen Sie die Bezahlart und schliessen Sie die Bestellung über den Button Bestellung abschliessen” ab.

Zum Vergrößern Bild klicken

Sie erhalten eine Übersicht über den Abgeschlossenen Auftrag und können die Rechnung drucken.

Zum Vergrößern Bild klicken

Bei einem Rückstand wird zuvor die normale Versandabwicklung durchlaufen bzw. wird dort der Rückstand auffällig. Wir gehen dazu über den Menüreiter “Versand” ins “Versandmodul”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Sie können alternativ auch den Rückstand im Auftrag direkt aktivieren bzw. entfernen.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Im Versandmodul wird der Auftrag als im Rückstand markiert. Der Auftrag enthält den entsprechenden Vermerk ( siehe zweite Abbildung).

Erst die tatsächliche physikalische Anzahl entscheidet über die Versandmöglichkeit. Daher wird dies von den Verantwortlichen der Versandabwicklung vorgenommen (meist Lager).

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Die Aufträge die sich im Rückstand befinden werden im Versandmodul gelistet. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche “Aufträge im Rückstand”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Ist die Ware wieder lieferbar kann der Auftrag den normalen Versandabwicklungsprozess durchlaufen. Der Rückstandsvermerk wird automatisch aus dem Auftrag genommen, sobald der Versand abgeschlossen wird.

Wählen Sie den entsprechenden Logistiker (Haken wird automatisch für den Auftrag gesetzt) und klicken anschliessend auf Pakete speichern.

Zum Vergrößern Bild klicken

Kontrollieren Sie die Auswahl und speichern diese abermals ab. Anschliessend können Sie den “Versand abschliessen”. Bestätigen Sie abermals die Abfrage.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Im Auftrag ist nun der Rückstandsvermerk automatisch entfernt worden.

Zum Vergrößern Bild klicken

Für die Stornierung ist im wesentlichen immer der gleiche Anfang vorgesehen. Gehen Sie zunächst über “Auftragswesen” in “Aufträge” und suchen den zu stornierenden Auftrag.

Hinweis: Stornierungen bzw. erweiterte Stornierungen sind durchzuführen solange die Ware noch im Haus ist. Für abgeschlossene Aufträge bei dem die Ware bereits beim Kunden ist, tritt die Reklamation in Kraft (Link).

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Einfache Stornierung: Für die einfache Stornierung klicken Sie auf den Button “Status/Kommentar”. Anschliessend direkt auf den rot markierten Button “Auftrag stornieren”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Sie erhalten anschliessend noch einmal eine Übersicht, in der Sie per Pflichtfeld den Storno kommentieren. Folglich bestätigen Sie mit “Rechnung(en)  Stornieren”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Der Auftrag erhält automatisch den Status “Storniert”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Erweiterte Stornierung: Der erweiterte Storno tritt in Kraft wenn sich der Status des Auftrages geändert hat bspw. in “Bezahlt”. Da hier zusätzliche Möglichkeiten bestehen wie z.B. die Rückerstattung direkt aus dem Storno.

Im erweiterten Storno bietet das YES-System zudem die Möglichkeit auch eine Retoure anzulegen oder defekte Ware zu dokumentieren. Im Normalfall sollte jedoch die Reklamation zu diesen Zwecken genutzt werden.

Zum Vergrößern Bild klicken

Geben Sie alle relevanten Daten ein. pflichtfeld ist hier der “Grund der Stornierung”.

Folglich bestätigen Sie mit “Rechnung(en) Stornieren”.

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Zum Vergrößern Bild klicken

Der Auftrag erhält automatisch den Status “Storniert”.

Zum Vergrößern Bild klicken